Organisatie ICS en directievoering OLCO
Procesmanagement door ICS
ICSadviseurs is een onafhankelijk adviesbureau met ruim 55 jaar ervaring op het gebied van onderwijs en huisvesting en het begeleiden van omvangrijke veranderprocessen. Vanuit een multidisciplinaire aanpak verbindt ICS op creatieve en innovatieve wijze gebied, gebouw en gebruiker. Een project als het JTC is ICS op het lijf geschreven: forse complexiteit, veel betrokkenen en vooral de combinatie van organisatieverandering en huisvestingsadvies vragen het beste - ICS levert dat. Rop Krist (stuurgroep) en Arjen Huiden (projectgroep) waren projectleiders voor het JTC.
Procesmanagement
Voor de nieuwbouw van het JTC werd nauw samengewerkt door de gemeente Roosendaal en het schoolbestuur. Het schoolbestuur fungeerde als bouwheer.
‘De gemeente en het schoolbestuur hebben vanaf het begin af aan gekozen om gezamenlijk in het project op te trekken. Voor de gemeente was dat belangrijk, omdat de locatie van de nieuwbouw vlak bij de A58 het project politiek kwetsbaar maakte. Voor het schoolbestuur is de kwaliteit van samenwerking met de gemeente in alle vormen van jeugdbeleid de reden geweest om een duidelijke gemeenschappelijk traject in te gaan. De samenwerking heeft vorm gekregen in een convenant waarin de basisafspraken zijn vastgelegd en een heldere demarcatielijst om vast te stellen welke onderdelen van de bouw onderdeel zouden zijn van het bouwbudget. Er is gekozen voor een projectstructuur waarin gemeente en bouwheer gezamenlijk in de stuurgroep zitten, waarin onder andere voortgangbeslissingen zijn genomen en een gezamenlijk meer- en minderwerk is geaccordeerd.’
ICS is door school en gemeente gezamenlijk aangetrokken als bouwprocesmanager. In die rol is ICS makelaar geweest voor het convenant en de demarcatielijst, zorgde ICS voor de voorbereiding van de stuurgroepbijeenkomsten en projectgroepbijeenkomsten, regelde ICS formele procedures als het aanvragen van vergunningen en verzorgde ICS de aanbesteding en contractvorming met andere partijen. Tenslotte verzorgde ICS de budgetbewaking en begeleidde het de budgettaire verantwoording.
Projectorganisatie
ICS zat in de stuurgroep aan tafel met wethouder Hans Verbraak en CvB-lid Charles van Wettum. In de projectgroep hadden naast ICS met de rector van het JTC, de Roosendaalse ambtenaar voor onderwijshuisvesting en de directievoerder OLCO zitting. De architect en de verschillende adviseurs woonden op afroep de vergadering bij.
‘De school is een compacte organisatie. Ondanks de intensieve betrokkenheid van veel medewerkers is het slagvaardig en daadkrachtig geweest. Tegelijk heeft de gemeente met meer belangen en meer formele procedures te maken. Doordat de rector in zowel de stuurgroep als de projectgroep zat en van de gemeente de ambtenaar huisvesting bij stuurgroepen aanwezig was en formeel in de projectgroep zitting had, hebben we alle lijntjes in de aansturing kort kunnen houden. Door heldere communicatie kon de frequentie van vergaderen voor de stuurgroep laag gehouden worden en was de projectgroep de plek waar de knopen konden worden doorgehakt.’
ICS coördineerde in het ontwerp- en bouwproces de afstemming tussen de vele betrokken partijen en realiseerde de formele procedures. Ontwerpende partijen zijn aangetrokken en gecontracteerd en in een ontwerpteamverband aangestuurd. Na afronding van het ontwerp is een Europese aanbesteding voor de bouw en installaties georganiseerd in drie percelen. Er werd een directievoerder en een toezichthouder op de bouwplaats aangetrokken. Voor aanvullende opdrachten zoals terreinontwerp en -aanleg zijn aanbestedingstrajecten georganiseerd en moest afstemming tussen hoofdaannemer en uitvoerenden worden geregeld. Het aansluiten van het gebouw op de gebiedsontwikkeling en op de nutsvoorzieningen bleek een lastige klus. De werkzaamheden van partijen die in opdracht van de school keukens, practicumlokalen en op veel plaatsen vaste interieurelementen aanlegden moest zowel fysiek als in planning worden ingepast. Daarnaast waren er nog de werkzaamheden voor vergunningen en de goedkeuringen van welzijn en brandweer.
'Zo’n bouwproces is een complexe organisatie die zowel qua planning als qua verdeling van verantwoordelijkheden als qua monitoring op uitvoering en financiën scherp aangestuurd moet worden. We zijn trots dat we ondanks de altijd optredende tegenvallers toch het hele project binnen de planning en binnen de begroting hebben gerealiseerd. Dat was allemaal niet vanzelfsprekend. ICS is in dit soort processen de spin in het web: overzicht en samenhang bewaren, monitoren en bijsturen.‘
Directievoering door OLCO
Sinds 1958 geeft OLCO advies en bijstand op het gebied van vastgoedstrategieën en complexe huisvestingsvraagstukken. OLCO is een advies- en managementorganisatie gespecialiseerd in het maatschappelijk vastgoed. Guus Hendriksen is directeur-eigenaar en deed de directievoering in het JTC-project. Hij zat vanaf de start van de uitvoeringsfase in de stuurgroep.
‘Cruciaal in een bouwproces is dat de partijen samenwerken. Het is in ieders belang dat er een goed gebouw komt, dat de opdrachtgever er blij mee is en dat elke betrokken partij na afloop tevreden kan zijn over het product. Door gezamenlijke belangen helder te houden, blijven de gezamenlijke projectpartners gericht op hetzelfde doel.
Natuurlijk zijn er in zo’n bouwproces wrijvingen. Oplossingen zijn vaak niet voor iedereen optimaal, er gebeuren onverwachte zaken waarop ingegrepen moet worden. We zitten hier allemaal om een school te bouwen, maar we willen er ook wat aan verdienen. Dat mag ook, dat moet je honoreren.
Wij realiseren de wensen van de opdrachtgever binnen de randvoorwaarden van de gemaakte afspraken. Dat betekent soms conflicten aangaan, veel vaker gelukkig het organiseren van overleg en het inventariseren van mogelijkheden. Budgetten en kwaliteit, die bepalen het speelveld. Een opdrachtgever die ons binnen die marges manoeuvreerruimte geeft, krijgt het beste product.’
Van ontwerp naar uitvoering
De vertaling van ontwerp naar daadwerkelijke bouw is een kwetsbaar proces. Veel staat op papier en is goed beschreven, maar oplossingen die er op papier mooi uitzagen blijken in de praktijk niet altijd te werken. Dat betekent dat het ontwerpproces tijdens de bouw voor een deel doorgaat, met alle lastige kantjes van dien. Guus Hendriksen kan uit het project van het JTC zo enkele voorbeelden opnoemen.
‘Een aantal keuzes op het gebied van materialisatie worden gemaakt wanneer de bouw al op gang is. De aannemer doet een voorstel, er moet gekeurd worden, er komen alternatieven op tafel en soms heeft het accepteren van die alternatieven gevolgen voor andere onderdelen van de bouw. Om het beste gebouw voor elkaar te krijgen, moet je dat accepteren, maar je moet wel heel goed nadenken over planning, over kosten en over verantwoordelijkheden.
Bij het kiezen van de systeemwanden bleek er ineens een heel aantrekkelijk alternatief voorhanden. Na wat onderhandelen was de prijs overkomelijk, de opdrachtgever wilde het graag. Je moet dan helder de consequenties op een rijtje hebben. Gebruikskenmerken als bijvoorbeeld geluidsisolatie, maar ook de aftimmering boven het wanddelen moest anders, de breedte van de deuren veranderde en daarmee het ritme van de wanden op de gangen, er moest opnieuw worden nagedacht over het plafondontwerp, de invloed op de planning voor alle partijen moet helder worden. Keuzes hebben consequenties. Onze rol is dan om bij elke keus steeds de consequenties in beeld te krijgen, de mensen daarvoor bij elkaar te halen, en de keuzes scherp aan de stuurgroep voor te stellen voor besluitvorming.’
Monitoring op kwaliteit
Voortdurende monitoring op kwaliteit van de uitvoering is noodzakelijk. Om dat te realiseren was het tijdens de bouw van het JTC een onafhankelijke toezichthouder op het bouwterrein aanwezig. Via kwaliteitsrapportages en eigen waarneming werd zo elk onderdeel van het bouwproces vastgelegd. De kwaliteitseisen bij het JTC-project waren hoog. Het ambitieuze ontwerp stelde al hoge eisen aan de uitvoering, het gebruik van kwaliteitsmaterialen versterkt nog de noodzaak van een hoogwaardige verwerking.
‘Het is noodzakelijk om er dicht bij te blijven. Niet omdat er sprake is van kwade wil, integendeel, de betrokkenheid van aannemer en onderaannemers bij het project was groot en de inzet eveneens. Maar afspraken uit een bouwteam landen niet altijd volledig op de werkvloer, onduidelijkheden in afspraken blijken soms pas als je ze aan het uitvoeren bent, in de uitvoering worden soms oplossingen gekozen voor niet onderkende problemen die helder boven tafel moeten komen.
Een enthousiaste opdrachtgever die regelmatig op het werk komt kijken, versterkt de betrokkenheid van partijen bij het project. Uiteindelijk is kwaliteit het gevolg van zulke betrokkenheid, veel meer dan van controles. Maar goed, dat maakt controles en het vastleggen van de resultaten ervan niet minder belangrijk.’